행정 보조/사무

비서와 행정 보조원은 일반적으로 다음과 같은 일을 합니다:

• 전화 받기, 메시지 받기, 통화 연결하기
• 약속 예약 및 이벤트 캘린더 업데이트
• 직원 회의 주선
• 수신 및 발신 메일과 팩스 처리하기
• 메모, 청구서, 보고서 준비하기
• 문서 편집
• 데이터베이스 및 파일링 시스템 유지 관리
• 기본 부기 수행

비서와 행정 보조원은 조직이 효율적으로 운영되도록 돕습니다. 이들은 컴퓨터 소프트웨어를 사용하여 스프레드시트를 작성하고, 데이터베이스를 관리하며, 프레젠테이션, 보고서, 문서를 준비합니다. 또한 공급업체와 협상하고, 소모품을 구매하고, 창고나 기업 도서관을 관리하기도 합니다. 비서와 행정 보조원은 화상 회의 및 기타 사무 기기를 사용하기도 합니다. 구체적인 직무는 경력, 직책, 전문 분야에 따라 다릅니다.

다음은 비서 및 행정 보조원의 유형에 대한 예시입니다: 

비서 및 경영 행정 비서는 사무실과 조직의 최고 경영진을 위한 고위급 지원을 제공합니다. 이들은 종종 수신 문서 검토, 연구 수행, 보고서 작성과 같은 복잡한 업무를 처리합니다. 일부는 사무직 직원을 감독하기도 합니다.

법무 비서 및 행정 보조원은 법률 용어와 절차에 대한 지식이 있어야 합니다. 이들은 변호사나 법률 보조원의 감독 하에 소환장, 고소장, 동의서, 소환장 및 기타 법률 문서를 작성합니다. 또한 법률 저널을 검토하고 법률 브리프에서 인용문과 인용을 확인하는 등 법률 연구를 돕기도 합니다.

의료 비서와 행정 보조원은 의사나 의과학자를 위해 받아쓰기를 하고 보고서나 기사를 작성합니다. 또한 환자의 간단한 병력을 기록하거나 환자의 입원을 주선하거나 보험금 지급을 처리하기도 합니다. 의료 비서와 행정 보조원은 의학 용어와 코드, 의료 기록, 병원 또는 실험실 절차에 대해 잘 알고 있어야 합니다.

비서 및 행정 보조원은 법률, 의료, 경영을 제외한 비서 및 행정 보조원의 가장 큰 하위 범주를 형성합니다. 이들은 학교, 정부, 민간 기업 등 거의 모든 경제 부문의 사무실에서 행정 업무를 처리합니다. 예를 들어, 학교의 비서는 학부모, 학생, 지역사회, 교사, 학교 관리자 간의 커뮤니케이션을 대부분 담당합니다. 비서는 약속을 예약하고, 방문자를 맞이하고, 학생 기록을 추적합니다.

의사 결정 능력. 비서와 행정 보조원은 종종 고용주를 대신하여 업무의 우선순위를 정하고 결정을 내리기 때문에 올바른 판단력이 필수적입니다.

대인관계 기술. 비서와 행정 보조원은 클라이언트, 고객 또는 직원과 상호 작용합니다. 이들은 다른 사람들과 상호작용할 때 효과적으로 의사소통하고 예의 바르게 행동해야 합니다.

정리 능력. 비서와 행정 보조원은 사무실이 효율적으로 운영될 수 있도록 파일, 폴더, 일정을 체계적으로 관리합니다.

글쓰기 능력. 비서와 행정 보조원은 관리자, 직원, 고객과 소통할 때 메모와 이메일을 작성합니다. 따라서 문법이 정확하고, 정확성을 보장하며, 전문적인 어조를 유지해야 합니다.

• 비서 및 행정 보조원(법률, 의료 및 경영진 제외)    
• 의료 비서 및 행정 보조원    
• 임원 비서 및 임원 행정 보조    
• 법률 비서 및 행정 보조원