스포트라이트
행정 관리자, 사무 관리자, 사무 코디네이터, 사무 감독자, 임원 비서, 운영 관리자, 사무국장
조직의 사명이 무엇이든, 모든 조직은 복잡하며 수많은 다양한 '뒷받침 업무'를 제때 완수해야 합니다. 대부분의 조직에는 이러한 업무를 전담하는 행정 담당자가 최소 한 명은 있습니다—바로 사무실 관리자입니다!
사무실 관리자는 사무실 업무가 원활하고 효율적으로 수행되도록 돕습니다. 행정 또는 예산 관련 업무를 수행하거나, 인적 자원 문제 및 시설 관련 운영을 관리할 수 있습니다. 일반적으로 여러 부서와 협조하며, 종종 다양한 프로세스와 프로젝트의 중심 허브 역할을 합니다!
그들의 역할은 다양한 업무를 수행해야 하지만, 효과적인 사무실 관리자는 업무를 완수하고 직장 문화와 분위기를 형성하는 데 큰 역할을 합니다. 문제를 예측하고 예방하며 변화에 적응하고 업무 흐름을 체계화하는 그들의 능력은 인정받는 것보다 훨씬 더 조직의 성공에 큰 영향을 미칩니다!
- 조직 업무를 계획대로 진행시키기
- 다양한 부서와 협력하여
- 더 나은 직장 환경 조성에 기여하기
근무 일정
- 사무실 관리자는 일반적으로 평일 업무 시간 동안 실내에서 풀타임으로 근무합니다.
일반적인 업무
- 일반 및 조직 행정 업무를 관리하고 조정한다
- 필요에 따라 사무 서신을 초안 작성, 발송, 수신 및 회신합니다.
- 수신 및 발신 우편물과 배송물을 처리합니다
- 수신 전화 관리/전환 또는 접수 담당자의 전화 처리 지원
- 공급 재고를 추적하고 필요 시 재주문/재고 보충을 실시하십시오.
- 데이터베이스를 사용하여 데이터를 입력 및 검색하고 보고서를 실행합니다.
- IT 조달 프로세스 감독
- 물리적 및 디지털 기록 관리 파일 시스템을 구축하고, 민감한 정보의 적절한 보호를 보장합니다.
- 일정 관리, 출장 및 숙박 예약, 경비 청구 처리 등을 지원합니다.
- 사무실 예산 관리; 지출 추적 및 예측; 신용카드 구매 내역 확인 및 월별 청구서 대조
- 회의실을 예약하고 준비하십시오. 장비가 테스트되어 사용 가능하도록 확인하십시오(예: 스피커폰, 마이크, 노트북, 프로젝터, 프레젠테이션 포인터 및 기타 IT 또는 시청각 장비).
- 조직 행사 기획을 지원하며, 충분한 케이터링 주문, 외부 참석자를 위한 주차 허가증 발송 및 길 안내 제공 등을 포함합니다.
- 공급업체 및 서비스 제공업체와 계약 체결; 청구서의 정확성 검토
- 시설 유지보수 작업 및 정원 관리를 감독하고, 작업장 안전 정책이 배포되고 준수되도록 보장한다.
- 사무실 물리적 안전 및 보안 절차(예: 화재 및 비상 대응 계획)를 시행합니다.
추가 책임
- 일반적 및 구체적인 사무 정책과 절차를 작성하고 수정한다
- 신규 직원 채용, 면접 및 채용 지원
- 관련 직원을 감독하고, 교육 및 피드백을 제공하십시오.
- 일정 수립; 유급 휴가 승인; 대인 관계 분쟁 해결
- 직원의 우려 사항을 경청하고 해결 방안 마련을 지원합니다
- 필요 시 근로자 보상 청구와 관련해 직원들을 지원합니다.
소프트 스킬
- 정확도
- 적응성
- 디테일에 대한 관심
- 커뮤니케이션 기술
- 기밀 유지
- 고객 서비스
- 세부 사항 중심
- 독립
- 이니셔티브
- 리더십 및 감독 기술
- 체계적
- 멀티태스킹
- 모니터링
- 정리
- 인내심
- 문제 해결
- 신뢰성
- 일정 예약
- 올바른 판단과 의사 결정
- 시간 관리
기술 능력
- 예산 편성 및 재정 추적
- 시설 관리 원칙
- 일반 화재 안전 및 비상 대응
- 인적 자원 관리
- 재고 관리
- IT 조달
- 사무 관리 절차에 대한 지식
- 사무용 소프트웨어 및 장비(컴퓨터, 프린터/스캐너/복사기, 다중 회선 전화기, 시청각 장비, 프레젠테이션 장비 등) 활용 능력
- 기록 관리
- 건설 및 엔지니어링 기업
- 컨벤션 센터
- 기업
- 교육 기관
- 금융 기관
- 정부 기관
- 호텔
- 로펌
- 미디어 및 출판사
- 의료 시설
- 비영리 단체
- 민간 기업
- 부동산 중개업체
- 레크리에이션 시설
- 종교 단체
- 연구 기관
- 소매점
- 중소기업 및 스타트업
- 운송 및 공공사업 기업
효율적으로 운영되는 사무실을 상상해 보세요. 시의적절한 이메일 처리부터 원활하게 진행되는 회의까지. 그 중심에는 사무실 관리자라는 핵심 인물이 있습니다. 행정 업무부터 IT 관리까지 다양한 역할을 동시에 수행하는 다재다능한 인재죠! 물론 이 직업은 상당한 스트레스를 동반할 수 있지만, 그만큼의 인정은 항상 따라오지 않습니다.
사무실 관리자는 업무 프로세스와 과제를 주도하고, 다양한 팀을 관리하며, 모든 것을 조율하는 역할을 맡습니다… 종종 그 누구도 그들의 역할이 얼마나 중요한지 깨닫지 못한 채로 말이죠!
그들은 유연성을 유지하며 충분한 준비 시간 없이도 새로운 도전에 대처할 준비가 되어 있어야 합니다. 일이 계획대로 진행되지 않을 때, 업무나 프로젝트를 정상 궤도로 되돌리기 위해 야근하거나 주말에 출근해야 하는 책임은 사무실 관리자에게 있을 수 있습니다!
변화하는 사무 관리 환경에서 최신 동향을 파악하는 것은 매우 중요합니다! 원격 근무 관리가 주요 트렌드로 부상하면서, 현재 미국 노동력의 상당 부분이 재택근무를 하고 있습니다. 사무 관리자들은 원격 팀을 감독하고 직원들이 업무를 수행하면서 동기를 유지할 수 있도록 적응해 왔습니다.
인공지능(AI) 및 기타 자동화 도구는 수많은 업무 처리 방식을 혁신적으로 변화시키고 있으며, 사무실 관리자들은 이러한 새로운 업무 방식을 배우고 도입하며 다른 직원들에게 교육하는 데 바쁘게 움직이고 있습니다.
한편, 모든 산업 분야에서 지속 가능한 관행에 대한 강조가 높아지면서 사무실 관리자들은 조직이 가능한 한 종이 없는 환경을 유지하도록 돕고 있습니다. 이는 이 역동적인 직업 분야에 영향을 미치는 트렌드 중 일부에 불과합니다!
사무실 관리자는 일반적으로 매우 체계적이고 다중 작업을 수행하며 집중력을 유지할 수 있는 능력을 갖춘 사람들입니다. 이러한 능력은 어릴 때부터 학교 활동이나 가정에서 책임감 있는 일이나 집안일을 맡음으로써 길러질 수 있습니다. 그들은 대개 탁월한 리더십과 관리 능력을 갖추고 있으며, 예를 들어 팀 스포츠 활동과 같은 교외 활동을 통해 이러한 능력을 발전시킬 수 있습니다!
- 사무실 관리자는 일반적으로 고등학교 졸업장 또는 이에 상응하는 자격을 갖추어야 합니다. 모든 직위에 학위가 필수적인 것은 아니지만, 경쟁에서 두각을 나타내는 데 도움이 될 수 있습니다!
- 관련 업무 경험과 학점의 강력한 조합이 사무실 관리자 직무에 지원하기 위한 최선의 방법이 될 수 있습니다.
- 일부 근로자들은 사무 행정 및 기술 자격증 프로그램을 이수하거나, 커뮤니티 칼리지에서 경영학 및 IT 관련 수업을 수강할 수 있습니다.
- 사무실이 속한 산업 분야에 따라 관련 학사 학위 전공은 경영학 또는 공공행정학, 보건 서비스 행정학, 인적 자원 관리학, 호텔 경영학, 교육학, 법무 보조학, 정보 관리 시스템 등이 포함될 수 있습니다.
- 일반적인 대학 수준의 수업에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 회계
- 비즈니스 문서 작성
- 변화 관리
- 충돌 해결
- 다양성, 형평성 및 포용성 주제
- 고객 서비스 필수 사항
- 사이버 보안
- 관리자를 위한 효과적인 의사소통 기술
- 인적 자원 관리의 핵심
- 리더십 기초
- 이벤트 계획
- 비상 대비
- 조직 역학
- 자기계발
- 프로젝트 관리 기초
- 기록 관리
- 공급업체 및 벤더 관계 관리
- 팀 빌딩
- 선택적 인증서 예시:
- ARMA - 정보 거버넌스 전문가
- 공인 기록 관리사 협회 - 공인 기록 관리사
- 국제 시설 관리 협회 - 시설 관리 전문가 및 공인 시설 관리자
- 토양 및 토양 보존과 관련된 전문 과정을 충분히 제공하는 프로그램을 찾아보세요.
- 학비, 할인 및 지역 장학금 기회(연방 지원금 외에)를 고려하세요.
- 캠퍼스 내 프로그램, 온라인 프로그램 또는 하이브리드 프로그램에 등록할지 여부를 결정할 때 자신의 일정과 유연성을 고려하세요.
- 교수진의 학력 및 업무 배경을 확인하세요. 교수진의 현재 연구 및 저술을 검토하고, 교수진이 받은 상이나 유명한 업적을 확인하세요.
- 졸업률, 취업률 통계, 졸업생들의 활동 현황을 살펴보세요.
- 고등학교에서는 영어, 스피치, 커뮤니케이션, 회계 및 금융, 컴퓨터 관련 수업을 많이 수강하세요.
- 프로젝트 관리 경험을 쌓고 팀워크 및 리더십 기술을 기를 수 있는 과외 활동에 참여하십시오.
- 대학 재학 중 사무실 관련 인턴십, 아르바이트 또는 봉사 프로젝트를 찾아보세요. 어떤 경험이라도 나중에 유용하게 쓰일 것입니다.
- 지역 내 현직 사무실 관리자와의 정보 수집 면담을 요청하세요
- 학사 학위를 완전히 취득하고 싶지 않다면, 커뮤니티 칼리지 수업을 수강하는 것을 고려해 보세요.
- Udemy, 스킬쉐어, 링크드인 러닝, 코세라 또는 기타 사이트에서 온라인 강좌를 수강할 수도 있습니다.
- 회계, 문서 작성, 변화 관리, 갈등 해결, 다양성·평등·포용(DEI), 고객 서비스, 사이버 보안, 인적 자원 관리, 리더십, 행사 기획, 비상 대비, 프로젝트 관리, 기록 관리, 공급업체 관계 등 사무 관련 주제를 찾아보세요.
- 업무 이력서를 작성하여 업무 및 학업 성취도를 추적하세요.
- 전문가 단체에 가입하여 배우고, 공유하고, 친구를 사귀고, 네트워크를 확장하세요(리소스 > 웹사이트 목록 참조).
- 나중에 추천인 역할을 할 수 있는 사람의 이름과 연락처 정보를 기록해 두세요.
- 관리자급 직책을 맡기 전에 사무실 환경에서 경험을 쌓아야 합니다. 접수원, 행정 보조원, 법률 보조원, 데이터 입력 담당자, 서류 관리원, 구매 보조원 또는 인사 관리자로서의 직무에 지원해 보십시오.
- 인디드닷컴, 링크드인, 글래스도어, 몬스터, 커리어빌더, 심플리히어드, 집리크루터, USAJOBS와 같은 채용 포털을 확인하세요.
- 채용 공고의 중요한 키워드를 메모해 두세요. 이력서 및 자기소개서에 해당 키워드를 활용하세요.
- Jobscan은 추가할 수 있는 최고의 사무실 관리자 이력서 기술 목록을 제공합니다. 예를 들면 다음과 같습니다:
- 세부 사항에 대한 주의
- 부기
- 예산 편성
- 캘린더 관리
- 커뮤니케이션
- 갈등 해결
- 재고 관리
- 청구서 발행
- 계획
- 기록 관리
- 공급업체 관리
- 사무실 관리자 이력서 예시를 확인하고 온라인에서 면접 질문 예시를 검색해 보세요.
- 전문가 네트워크의 모든 사람에게 구직 중임을 알립니다.
- 더 많은 일자리가 있는 곳으로 이직 고려하기
- 대학 교수, 전 상사 및/또는 동료에게 개인적인 추천인 역할을 해줄 의향이 있는지 물어보세요. 사전 허가 없이 개인 연락처 정보를 제공하지 마세요.
- 학교 커리어 센터나 친구들과 함께 모의 면접을 해두면 실제 면접에서 더 편안하게 준비할 수 있습니다.
- 면접에 적합한 복장을 갖추고 해당 분야에 대한 열정과 지식을 보여주세요.
- 면접을 보러 가기 전에 잠재적 고용주에 대해 가능한 한 많이 알아보십시오.
- 독립성, 성실성, 리더십을 보여주세요.
- 다른 부서와 협력하여 정보와 아이디어를 교환한다
- 주요 업무와 보조 업무를 숙달하는 데 집중하십시오. 업무가 원활하고 효율적으로 진행되면, 평소 담당 범위를 벗어난 도전적인 프로젝트나 업무를 자진해서 맡아 보십시오.
- 현재 업무 프로세스에서 개선이 가능한 부분을 항상 찾아야 합니다
- 사용하는 소프트웨어 프로그램에 대한 숙련도를 향상시키세요
- 적용 가능한 조직 정책을 숙지하고 필요 시 개정안을 제안하십시오.
- 모든 구성원을 위한 전문적이고 포용적인 업무 환경을 유지하십시오.
- 비상사태에 대비하고 동료들이 위기 대응 모범 사례에 대해 훈련받도록 하십시오
- 상사에게 추가 책임을 맡고 싶고 필요에 따라 추가 교육을 받을 의향이 있음을 알립니다.
- 항상 자신의 성과와 기여를 기록해 두세요!
- 조직에 도움이 될 수 있는 특별한 전문 기술이나 시스템을 배울 수 있는지 물어보세요.
- 특히 고용주가 학비를 부담해 줄 수 있다면, 당신이 기꺼이 교육을 받을 의사가 있음을 알려주세요!
- 공인 기록 관리사 협회( Institute of Certified Records Managers )나 국제 시설 관리 협회(International Facility Management Association)와 같은 전문 기관과 교류하십시오.
- 참고로, 사무실 관리자로 근무하게 되면 소규모 조직인 경우 고용주가 해당 직위 이상의 진급 경로를 마련하지 않을 수 있습니다. 급여 인상은 가능할 수 있으나, "승진"을 위해서는 더 큰 조직에 취업해야 할 수도 있습니다!
웹 사이트
도서
- 신입 관리자, 짐 맥코믹 지음
- 새로운 경영진 비서: 탁월한 경영진 사무실 관리조너선 맥일로이 지음
- 사무실의 록스타 플레이북: 내가 어떻게 임원 비서로 성장했고 CEO가 수십억 달러 기업을 세우는 데 기여했는가데비 그로스 지음
사무실 관리자는 만능 재주꾼으로 다양한 업무를 동시에 처리합니다. 대규모 조직에서는 한 사람이 모든 업무를 담당하기보다는 각 역할별로 전담 인력이 따로 배치될 수 있습니다. 보다 전문화된 경력을 원하신다면 아래 옵션을 고려해 보세요!
- 회계사
- 보상 및 복리후생 관리자
- 계약 전문가
- 비용 추정기
- Executive Assistant
- 시설 관리자
- 인사 관리자
- 노사 관계 전문가
- 관리 분석가
- 회의, 컨벤션 및 이벤트 기획사
- 법률 보조원
- 고등 교육 관리자
- 부동산, 부동산 관리 및 공동체 협회 관리자
- 구매 관리자, 구매자 및 구매 대리인
- 기록 관리자
- 교육 및 개발 전문가
뉴스피드
주요 채용 정보
온라인 강좌 및 도구
연봉 기대치
신입 근로자의 연봉은 약 78,000달러부터 시작합니다. 중간 연봉은 102,000달러입니다. 경력이 풍부한 근로자는 약 133,000달러를 벌 수 있습니다.